Écrire son plan de continuité d'activité quand on est une petite entreprise
Si quelque chose s'arrête demain matin, qui fait quoi, dans quel ordre, avec quels moyens ? Le plan de continuité d'activité répond à cette question à froid, pour ne pas avoir à y répondre dans l'urgence. Modèle Word à remplir et méthode.
Un plan de deux pages vaut mieux qu'un classeur jamais ouvert
Le plan de continuité d'activité traîne une réputation de gros document réservé aux grandes structures, avec ses analyses de risques et ses matrices de criticité. Dans une entreprise de quelques personnes, cette version-là ne sera jamais écrite, et si elle l'est, elle ne sera jamais relue. Ce qui protège réellement une petite structure tient en deux ou trois pages, écrites à froid et rangées à un endroit connu.
La question à laquelle il doit répondre est simple : demain matin, quelque chose s'arrête, qui fait quoi et dans quel ordre. Tout ce qui ne sert pas à répondre à cette question peut sortir du document.
Le travail commence par ce qui doit continuer, jamais par ce qui pourrait arriver. Listez trois à six activités vitales, et pour chacune posez la seule question qui hiérarchise vraiment : combien de temps peut-on tenir sans ? Une facturation qui peut attendre une semaine et une production qui s'arrête en deux heures n'appellent pas les mêmes moyens.
Quatre scénarios suffisent, et le premier est le plus fréquent
Inutile d'imaginer vingt catastrophes. Dans une petite structure, la très grande majorité des arrêts réels relève de quatre situations : une personne indispensable absente sans préavis, des outils ou des données devenus inaccessibles, des locaux inutilisables, un fournisseur ou un client majeur qui fait défaut.
Le premier est de loin le plus courant, et le plus sous-estimé. Ce n'est presque jamais l'incendie qui met une petite entreprise en difficulté, c'est l'arrêt maladie de la seule personne qui sait faire la paie, ou le départ de celle qui détient la relation avec le principal client. Traitez ce scénario d'abord.
Pour chacun, n'écrivez pas une procédure : écrivez ce qui se passe dans l'heure, dans la journée, dans la semaine, et qui décide. Trois colonnes et un nom. C'est court, donc c'est écrit, donc c'est relu.
Les deux pages que personne ne pense à imprimer
L'annuaire de crise et l'état des sauvegardes sont les deux parties les plus utiles du document, et les deux plus souvent négligées. Un annuaire sert le jour où l'on n'a accès ni à sa messagerie ni à son ordinateur : il doit exister sur papier, et un exemplaire doit se trouver hors des locaux.
Quant aux sauvegardes, la seule ligne qui compte n'est pas leur fréquence mais la date de la dernière restauration réellement testée. Une sauvegarde jamais restaurée n'est pas une sauvegarde, c'est une intention. Si vous ne deviez tester qu'une chose une fois par an, testez celle-là.
Un dernier point que l'on découvre toujours trop tard : décidez à froid qui prévient les clients, les salariés et les fournisseurs, et sous quel délai. En cas d'arrêt visible, le silence fait plus de dégâts que l'incident lui-même.
Recenser d'abord vos points de passage unique
Le modèle à télécharger
Un document Word en huit parties, à remplir en remplaçant les passages en italique : activités vitales et délai de tenue, ressources dont elles dépendent, les quatre scénarios avec leurs trois horizons, annuaire de crise, sauvegardes et accès de secours, plan de communication, et le rendez-vous annuel qui fait vivre le document.
- Faut-il un plan de continuité quand on est trois ?
- À trois, le plan tient en deux pages, mais il est proportionnellement plus utile qu'ailleurs : dans une grande structure, l'absence d'une personne se compense ; à trois, elle arrête souvent une activité entière.
- Combien de temps faut-il pour le remplir ?
- Comptez deux heures pour une première version honnête, à condition de ne pas chercher l'exhaustivité. Le document gagne ensuite quelques minutes à chaque relecture annuelle.
- Où faut-il le ranger ?
- À un endroit connu de plus d'une personne, et accessible sans ordinateur pour l'annuaire de crise et les accès de secours. Un plan enfermé dans le seul poste du dirigeant ne sert pas dans la moitié des scénarios qu'il décrit.
Une journée pour bâtir ce plan sur votre situation réelle, avec les scénarios qui vous concernent vraiment ? La journée « Organiser la continuité d'activité d'une petite structure »